Faktura pro forma i faktura VAT to dwa dokumenty, które często są ze sobą mylone, choć pełnią zupełnie różne funkcje. Chociaż na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, to różnią się zarówno pod względem prawnym, jak i praktycznym.
Faktura pro forma to swego rodzaju „zapowiedź” transakcji. Jest to dokument informacyjny, który służy do przedstawienia oferty handlowej. Zawiera szczegółowy opis towarów lub usług, ceny, a także inne istotne informacje, które mają pomóc klientowi podjąć decyzję o zakupie. Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Oznacza to, że nie zobowiązuje do zapłaty i nie stanowi podstawy do odliczenia VAT.
Z kolei faktura VAT to dokument księgowy, który potwierdza dokonaną sprzedaż towarów lub usług. Jest podstawą do naliczenia i pobrania podatku VAT oraz do odliczenia tego podatku przez nabywcę. Faktura VAT musi zawierać szereg obligatoryjnych elementów, takich jak: numer kolejny, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, szczegółowy opis towarów lub usług, ceny jednostkowe, stawki VAT i kwoty podatku.
Faktura pro forma – co to jest i kiedy ją wystawiamy?
Faktura pro forma to dokument, który często pojawia się w obrocie gospodarczym, zwłaszcza na początku relacji handlowej. Choć na pierwszy rzut oka może przypominać tradycyjną fakturę VAT, to pełni zupełnie inną funkcję.
Czym różni się faktura proforma od zwykłej faktury?
- Charakter: Faktura pro forma to dokument informacyjny, a nie księgowy. Służy przede wszystkim do przedstawienia oferty handlowej, a nie do rozliczeń podatkowych. Zwykła faktura, czyli faktura VAT, jest dokumentem księgowym, który potwierdza dokonaną sprzedaż i jest podstawą do naliczenia podatku VAT.
- Obowiązek podatkowy: Faktura proforma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Nie jest podstawą do naliczenia i pobrania podatku VAT. Zwykła faktura VAT natomiast generuje obowiązek podatkowy zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy.
- Zobowiązanie do zapłaty: Faktura proforma nie zobowiązuje do zapłaty. Jest to jedynie informacja o planowanej transakcji. Zwykła faktura VAT natomiast stanowi podstawę do wystawienia faktury, a więc zobowiązuje do zapłaty.
Czym się różni od faktury VAT?
Główna różnica polega na tym, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, a jedynie informacyjnym. Oznacza to, że nie powoduje powstania obowiązku podatkowego i nie zobowiązuje do zapłaty. Służy przede wszystkim do:
- Przedstawienia oferty handlowej: Zawiera szczegółowy opis towarów lub usług, ceny oraz inne istotne informacje, które mają pomóc klientowi podjąć decyzję o zakupie.
- Rezerwacji towarów lub usług: Może służyć jako potwierdzenie rezerwacji, zwłaszcza jeśli towar musi być specjalnie przygotowany lub zamówiony u producenta.
- Ułatwienia formalności celnych: W niektórych przypadkach faktura pro forma może być wymagana przy przekraczaniu granic, np. do celów celnych.
Kiedy wystawiamy fakturę pro forma?
Fakturę pro forma wystawiamy zazwyczaj na początku procesu sprzedaży, zanim zostanie zawarta ostateczna umowa. Może być wystawiona w odpowiedzi na zapytanie ofertowe klienta lub jako część negocjacji handlowych. Często jest też wykorzystywana do:
- Uzyskania zaliczki: Faktura pro forma może służyć jako podstawa do otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi.
- Przygotowania dokumentacji celnej: W przypadku eksportu towarów, faktura pro forma może być wymagana przez urząd celny kraju importującego.
Co powinna zawierać faktura pro forma?
- Tytuł: „Faktura pro forma” lub „Proforma invoice”.
- Data wystawienia.
- Dane sprzedawcy i nabywcy.
- Opis towarów lub usług.
- Cena jednostkowa i wartość całkowita.
- Warunki płatności.
- Termin realizacji zamówienia.
Czy faktura pro forma jest wiążącą?
Faktura pro forma nie jest dokumentem prawnie wiążącym w takim samym stopniu jak faktura VAT. Oznacza to, że:
- Nie jest umową: Nie tworzy zobowiązania do wykonania umowy.
- Można ją zmienić: Zawarte w niej informacje mogą być zmienione, jeśli obie strony na to się zgodzą.
- Nie jest podstawą do dochodzenia roszczeń: W przypadku sporu, faktura pro forma nie będzie stanowiła dowodu na zawarcie umowy.
Główne obowiązki związane z fakturą pro forma to:
| Obowiązek | Opis |
|---|---|
| Spójność informacji | Informacje zawarte na fakturze pro forma powinny być zgodne z późniejszą fakturą VAT. Dotyczy to opisu towarów/usług, cen, danych nabywcy i sprzedawcy. |
| Przechowywanie dokumentacji | Fakturę pro forma warto zachować przez pewien czas, nawet jeśli nie jest to obowiązkowy okres przechowywania faktur VAT. Może ona stanowić dowód w przypadku sporów lub kontroli. |
| Korekty | W przypadku zmian w ofercie po wystawieniu faktury pro forma, należy poinformować o tym klienta i ewentualnie wystawić nową fakturę. |
| Dobra praktyka biznesowa | Chociaż nie jest to obowiązek prawny, wystawienie faktury pro forma świadczy o profesjonalizmie i buduje zaufanie klienta. |
Dlaczego warto zachować fakturę pro forma?
- Dowód oferty: Faktura pro forma może stanowić dowód na to, że została złożona konkretna oferta.
- Ułatwienie rozliczeń: Porównując fakturę pro forma z fakturą VAT, można łatwo zweryfikować, czy wszystkie elementy transakcji zostały prawidłowo udokumentowane.
- Bezpieczeństwo prawne: W przypadku sporów z klientem, faktura pro forma może stanowić dodatkowe zabezpieczenie.
Faktura VAT – Podstawowy dokument w obrocie gospodarczym
Faktura VAT to jeden z najważniejszych dokumentów w obrocie gospodarczym, zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla organów podatkowych. Jest to dowód sprzedaży towarów lub usług, a także podstawa do naliczenia i pobrania podatku VAT.
Co powinna zawierać faktura VAT?
| Element faktury VAT | Opis |
|---|---|
| Numer kolejny faktury | Unikalny numer identyfikujący każdą fakturę. |
| Data wystawienia | Data, na którą wystawiona została faktura. |
| Dane sprzedawcy | Pełna nazwa, adres i NIP sprzedawcy. |
| Dane nabywcy | Pełna nazwa, adres i NIP nabywcy. |
| Wykaz dostarczonych towarów lub wykonanych usług | Dokładny opis sprzedanych towarów lub wykonanych usług, wraz z podaniem ilości i cen jednostkowych. |
| Stawki podatku VAT | Stosowane stawki podatku VAT (np. 23%, 8%, 0%). |
| Wartość sprzedaży netto | Wartość sprzedaży bez podatku VAT. |
| Kwota podatku VAT | Kwota należnego podatku VAT. |
| Razem do zapłaty | Całkowita kwota do zapłaty (wartość netto + podatek VAT). |
Rodzaje faktur VAT
Istnieje kilka rodzajów faktur VAT, w zależności od charakteru transakcji i momentu jej rozliczenia. Najczęściej spotykane to:
- Faktura VAT standardowa: Wystawiana po dokonaniu sprzedaży.
- Faktura VAT zaliczkowa: Wystawiana przed dokonaniem sprzedaży, np. przy otrzymaniu zaliczki.
- Faktura VAT korygująca: Wystawiana w przypadku korekty wcześniej wystawionej faktury (np. przy zwrocie towaru, zmianie ceny).
Nowe obowiązki związane z fakturami VAT
W ostatnich latach wprowadzono szereg zmian w przepisach dotyczących faktur VAT. Obecnie dużą wagę przywiązuje się do elektronicznej wymiany danych (KSEF).
KSEF (Krajowy System e-Faktur) to system teleinformatyczny, za pomocą którego przedsiębiorcy będą przesyłać faktury elektroniczne do organów podatkowych. Celem wprowadzenia KSEF jest usprawnienie kontroli nad prawidłowością rozliczeń podatkowych.
Pamiętaj: Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem prawidłowego wystawiania i przechowywania faktur VAT. Błędy w tym zakresie mogą skutkować karami finansowymi. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym.
Gdzie przechowywać faktury?
Faktury można przechowywać:
- W siedzibie firmy: W tym przypadku należy zapewnić odpowiednie warunki przechowywania, chroniące dokumenty przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
- W zewnętrznym archiwum: Można skorzystać z usług zewnętrznych firm archiwizacyjnych, które zapewnią bezpieczne przechowywanie dokumentacji.
Jak prawidłowo przechowywać faktury VAT?
Przechowywanie faktur VAT to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Dokumentacja ta jest niezbędna zarówno do rozliczeń podatkowych, jak i w przypadku ewentualnych kontroli ze strony organów skarbowych.
Dlaczego przechowywanie faktur jest tak ważne?
- Podstawa do rozliczeń: Faktury są podstawą do obliczenia podatku należnego i naliczonego, a także do odliczenia podatku naliczonego.
- Dowód transakcji: Stanowią dowód przeprowadzonych transakcji gospodarczych.
- Ochrona przed karami: Nieprawidłowe przechowywanie faktur może skutkować karami finansowymi.
Jak długo przechowywać faktury VAT?
Faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (czyli moment powstania zobowiązania podatkowego).
Jakie są zasady przechowywania faktur?
- Podział na okresy rozliczeniowe: Faktury należy przechowywać w sposób umożliwiający łatwe ich odnalezienie, czyli np. w segregatorach, teczkach lub folderach, podzielonych według okresów rozliczeniowych (np. miesięcznie, kwartalnie).
- Zapewnienie autentyczności: Faktury powinny być przechowywane w sposób, który gwarantuje, że nie zostaną zmienione lub uszkodzone.
- Dostępność: Faktury powinny być łatwo dostępne w przypadku kontroli podatkowej.
W jakiej formie przechowywać faktury?
Forma papierowa: Faktury można przechowywać w formie papierowej.
Forma elektroniczna: Polskie prawo dopuszcza również przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Jednakże, należy spełnić określone warunki:
-
- Zapewnienie trwałości: Dane zawarte w fakturze elektronicznej muszą być trwałe i czytelne przez cały okres przechowywania.
- Zabezpieczenie przed zmianami: System przechowywania powinien zabezpieczać dokumenty przed nieuprawnionymi zmianami.
- Możliwość wydruku: W każdej chwili przedsiębiorca musi mieć możliwość wydrukowania elektronicznej faktury w formie papierowej.
Porównanie faktury pro forma i faktury VAT
| Cecha | Faktura pro forma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Definicja | Dokument informacyjny, przedstawiający ofertę handlową. | Dokument księgowy, potwierdzający dokonaną sprzedaż towarów lub usług. |
| Charakter | Nie jest dokumentem księgowym. | Jest dokumentem księgowym. |
| Cel | Przedstawienie oferty, rezerwacja towarów, ułatwienie formalności celnych. | Potwierdzenie sprzedaży, podstawa do naliczenia i odliczenia VAT. |
| Obowiązek podatkowy | Nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. | Powoduje powstanie obowiązku podatkowego. |
| Obowiązek zapłaty | Nie zobowiązuje do zapłaty. | Zobowiązuje do zapłaty. |
| Status prawny | Nie jest dokumentem prawnie wiążącym. | Jest dokumentem prawnie wiążącym. |
| Elementy obligatoryjne | Opis towarów/usług, ceny, dane sprzedawcy i nabywcy. | Wszystkie elementy wymienione w ustawie o VAT, w tym numer kolejny, data wystawienia, stawki VAT, kwota podatku. |
| Moment wystawienia | Przed zawarciem umowy sprzedaży. | Po dokonaniu sprzedaży. |
Kto może wystawić fakturę pro forma i fakturę VAT?
Ogólnie rzecz biorąc, fakturę pro forma lub fakturę VAT może wystawić podmiot prowadzący działalność gospodarczą i zarejestrowany dla celów podatku VAT.
Faktura pro forma
- Praktycznie każdy: Chociaż nie ma formalnych przepisów regulujących wystawianie faktur pro forma, to najczęściej wystawiają je przedsiębiorcy, zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jak i spółki.
- Cel: Faktura pro forma służy głównie do przedstawienia oferty handlowej i nie ma charakteru zobowiązującego.
Faktura VAT
- Podmiot VAT-owiec: Fakturę VAT może wystawić jedynie podmiot, który jest czynnym płatnikiem VAT. Oznacza to, że jest zarejestrowany dla celów podatku VAT i ma nadany numer NIP.
- Wyjątki: W niektórych przypadkach fakturę VAT może wystawić również osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, np. rolnik ryczałtowy sprzedający produkty rolne bezpośrednio konsumentowi. Jednakże, takie sytuacje są regulowane odrębnymi przepisami.
Podsumowując:
- Fakturę pro forma może wystawić praktycznie każdy, kto chce przedstawić ofertę handlową.
- Fakturę VAT może wystawić tylko podmiot zarejestrowany jako czynny płatnik VAT.