Dokładne prowadzenie ewidencji w zakresie wszelkich operacji gospodarczych w firmie, to obecnie obowiązek każdego przedsiębiorcy. W zależności od prowadzonego modelu działalności, można wybierać różne typy ewidencji lub z mocy prawa jest się zobligowanym do korzystania z odgórnie narzuconego sposobu księgowania. Rozliczenie w formie ksiąg rachunkowych może wybrać każda firma, ale wiele przedsiębiorstw musi je prowadzić zgodnie z panującymi przepisami prawa. W innym przypadku można narazić się na duże kary.
Księgi rachunkowe to nic innego jak odpowiedni system rejestracji, którego na co dzień używają przede wszystkim przedsiębiorstwa, które realizują tzw. pełną księgowość. W ramach rozliczenia za pomocą ksiąg rachunkowych ewidencjonowana jest każda złotówka, która przeszła przez firmę. Tym samym stanowią one swego rodzaju przekrój o bieżącej kondycji każdego przedsiębiorstwa. Zatem, kiedy prowadzenie ksiąg rachunkowych jest wymagane?
Księgi rachunkowe – kto je prowadzi?
W księgach rachunkowych nie znajdują się wyłącznie skrupulatne informacje na temat wydatków i przychodów z prowadzonej działalności przez przedsiębiorstwo. Ukazują one wiele więcej m.in. zobowiązania kredytowe firmy, wynagrodzenia pracowników, czy czynsze. Dzięki nim każda firma może w bardzo precyzyjny sposób kontrolować swoją kondycję finansową.
Efektywne prowadzenie ksiąg rachunkowych dla przedsiębiorstw wymaga ogromnego doświadczenia. Tylko wiedza i doświadczenie pozwala na skuteczne monitorowanie sytuacji finansowej firmy.
Do prowadzenia ksiąg rachunkowych odgórnie zobowiązane są przede wszystkim spółki. Nie muszą one jednak prowadzić takich ksiąg we własnym zakresie, ponieważ takie zadanie można powierzyć zewnętrznej firmie. W praktyce oznacza to, że każda spółka może korzystać z pomocy biura rachunkowego. Jednak w takiej sytuacji zgodnie z brzmieniem art. 11a ustawy o rachunkowości musi:
- Powiadomić odpowiedni w sprawie urząd skarbowy o dokładnym miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowym i to w terminie piętnastu dni od momentu ich wydania
- Zapewnić pełen dostęp do ksiąg rachunkowych wraz z wszelkimi dowodami księgowymi wszystkim uprawnionym organom w ramach zewnętrznej kontroli bądź też nadzoru w siedzibie organizacji, albo bezpośrednio na miejscu sprawowania zarządu za zgodą organu nadzorującego.
Współcześnie korzystanie ze stricte zewnętrznych biur księgowych to częsta praktyka ze strony spółek. Ciężko się z tym nie zgodzić, ponieważ jest to nie tylko wygodne rozwiązanie, ale pewne, ponieważ sprawy spółki powierzane są w profesjonalne i fachowe ręce.
Księgi rachunkowe – z czego konkretnie się składają?
Księgi rachunkowe składają się z pięciu nadrzędnych elementów, gdzie każdy z nich służy do gromadzenia innego typu informacji na temat operacji.
Dziennik, to pierwszy z elementów ksiąg rachunkowych, który jest dedykowany do chronologicznego ewidencjonowania wszystkich operacji. Wszelkie zapisy w dzienniku są odpowiednio ponumerowane, aby możliwe było powiązanie go z dowodami księgowymi.
Konta syntetyczne, które działają na zasadzie tzw. podwójnego zapisu tj. winien/ma. Znajdują się w nich przede wszystkim zapisy zbieżne z informacjami z dziennika, ale w księdze głównej ujęte są w innym porządku, najczęściej systematycznym.
Konta ksiąg pomocniczych, które służą do bardziej szczegółowego uzupełniania zapisów, jakie widnieją już w księdze głównej. Dokładniej mówiąc, służą one do prowadzenia rejestracji:
- środków trwałych,
- rozrachunków z pracownikami i kontrahentami,
- operacji gotówkowych
- operacji sprzedaży i zakupu
Bilans próbny, który jest niczym innym jak rzetelnym zestawieniem salda i obrotów, który sporządzany jest zazwyczaj na koniec każdego miesiąca.
Inwentarz, to ostatni, aczkolwiek niezwykle ważny element księgi rachunkowej. Sporządzany jest przez przedsiębiorstwa, które wcześniej nie prowadziły tzw. pełnej księgowości. Znajduje się w nim wykaz składników na temat pasywów i aktywów, który potwierdzony jest wcześniej przeprowadzoną inwentaryzacją.
Księgi rachunkowe – profesjonalne prowadzenie
Współcześnie na rynku istnieje wiele biur i firm księgowych, które realizują usługi dla spółek i przedsiębiorstw w ramach prowadzenia pełnej księgowości. Niemniej warto pamiętać, że tego rodzaju księgowość to najwyższy szczebel, dlatego dokładność i precyzja są tu jak najbardziej wskazane. Dlatego Nasze Biuro Rachunkowe w Grodzisku Mazowieckim to nie tylko chirurgiczna precyzja, ale także dbałość o interesy naszych partnerów.
Bieżące dokonywanie zapisów księgowych pozwala na prawdziwe odzwierciedlenie aktualnej kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Tym samym kompletność wpisów, a także zachowanie porządku chronologicznego pozwala na bieżący monitoring, a w razie konieczności łatwą identyfikację błędów. Pełna księgowość to zadanie dla profesjonalistów. Dlatego los firmy należy powierzyć najlepszym.